Politique de protection des données (RGPD)

Tatavaspace (ci-après « je » ou « nous ») est une boutique en ligne. La présente Politique de protection des données (RGPD) décrit les catégories de données que nous traitons, les finalités de leur utilisation, leurs durées de conservation, les personnes autorisées à y accéder ainsi que les moyens permettant d’exercer vos droits.

1. Champ d’application de la Politique de protection des données (RGPD)

La présente politique s’applique aux données traitées lorsque vous :

• Consultez notre site.

• Ajoutez un produit au panier.

• Passez une commande ou effectuez un paiement.

• Demandez le suivi ou l’annulation d’une commande.

• Présentez une demande de retour, d’échange ou de remboursement.

• Contactez notre service client.

• Vous inscrivez volontairement à notre lettre d’information.

• Enregistrez ou modifiez vos choix relatifs aux Cookies.

Elle complète les informations présentées dans notre Politique de confidentialité et notre Politique relative aux cookies.

2. Responsable du traitement et données concernées

Nous déterminons les finalités et les moyens utilisés pour traiter les données nécessaires au fonctionnement de la boutique en ligne.

Selon les actions réalisées sur le site, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification : nom et prénom.

• Données de contact : adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone [facultatif].

• Données de commande : numéro de commande, produits commandés, montant, date, adresse de livraison et état de la commande.

• Données relatives au paiement : montant payé, moyen de paiement, état de l’opération et références nécessaires à sa vérification.

• Données de livraison : nom du destinataire, coordonnées de livraison, transporteur, numéro de suivi et état d’acheminement.

• Données relatives au service client : contenu de la demande, justificatifs, photographies, vidéos et informations nécessaires à son traitement.

• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, type de terminal, pages consultées, date et heure d’accès ainsi que les événements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.

• Données relatives aux préférences : choix concernant les Cookies, inscription à la lettre d’information et retrait d’une autorisation précédemment accordée.

Nous ne conservons pas le numéro complet de votre carte bancaire. Les données nécessaires au paiement sont traitées au moyen de services de paiement sécurisés.

Les informations signalées comme obligatoires sont nécessaires pour traiter une commande ou répondre à une demande. Le numéro de téléphone [facultatif] peut faciliter la livraison ou le traitement d’une demande, mais il n’est recueilli que lorsqu’il est fourni.

3. Finalités du traitement des données

Nous utilisons les données uniquement pour des finalités définies et nécessaires.

Les traitements peuvent notamment permettre de :

• Enregistrer et confirmer une commande.

• Vérifier le paiement et établir les documents associés.

• Préparer les produits et organiser leur livraison.

• Communiquer les informations de suivi.

• Répondre aux demandes adressées au service client.

• Traiter les annulations, retours, échanges et remboursements.

• Assurer le fonctionnement et la sécurité du site.

• Détecter les commandes ou paiements présentant un risque de fraude.

• Corriger les erreurs techniques et améliorer la facilité d’utilisation du site.

• Conserver les documents nécessaires au suivi comptable et fiscal.

• Envoyer une lettre d’information lorsque vous avez choisi de la recevoir.

• Respecter une demande valable émise par une autorité compétente.

• Protéger nos droits et conserver les éléments nécessaires au traitement d’un désaccord.

Les données ne sont pas utilisées pour une finalité incompatible avec celle qui vous a été présentée au moment de leur collecte.

4. Bases applicables au traitement

Chaque traitement repose sur une base adaptée à sa finalité.

• Exécution du contrat : les données sont traitées pour enregistrer la commande, confirmer le paiement, préparer les produits, organiser la livraison, assurer le suivi et fournir les services liés à l’achat.

• Consentement explicite : votre autorisation est utilisée pour la lettre d’information, les communications facultatives et les Cookies non indispensables. Vous pouvez retirer cette autorisation à tout moment.

• Respect de nos obligations : certaines données sont conservées et utilisées pour la comptabilité, la fiscalité, le contrôle des transactions et la réponse aux demandes valables des autorités compétentes.

• Intérêt légitime : certaines données peuvent être utilisées pour assurer la sécurité du site, prévenir la fraude, améliorer l’expérience d’utilisation, corriger les erreurs techniques et protéger nos droits.

Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution de la commande, l’absence des informations indispensables peut empêcher la validation, le paiement, la préparation ou la livraison de celle-ci.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, votre décision est libre. Le refus ou le retrait de votre consentement n’empêche pas l’utilisation des fonctions essentielles qui ne nécessitent pas les données concernées.

5. Politique relative aux cookies et autorisation préalable

Les Cookies sont de petits fichiers ou éléments techniques qui peuvent être enregistrés sur votre terminal pendant votre navigation sur le site.

Ils peuvent notamment permettre de :

• Maintenir les produits ajoutés au panier.

• Assurer le bon fonctionnement du processus de commande.

• Enregistrer vos choix concernant les Cookies.

• Protéger le site contre les utilisations anormales.

• Mesurer le fonctionnement général des pages.

• Détecter et corriger les erreurs techniques.

• Stocker temporairement certaines informations nécessaires pendant votre navigation sur le site.

Les Cookies strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à la fourniture d’une fonction que vous avez demandée peuvent être utilisés sans autorisation supplémentaire.

Les Cookies non indispensables restent désactivés tant que vous n’avez pas exprimé un choix clair. Vous pouvez les accepter, les refuser ou sélectionner les catégories que vous souhaitez autoriser.

Le refus doit être accessible aussi facilement que l’acceptation. Vous pouvez également modifier ou retirer votre choix à tout moment au moyen de l’outil de gestion disponible sur le site.

Le retrait de votre consentement n’affecte pas les opérations réalisées avant ce retrait.

Les catégories, finalités et modalités de gestion sont détaillées dans notre Politique relative aux cookies.

6. Destinataires et partage des données

L’accès aux données est limité aux personnes et services qui en ont besoin pour accomplir une tâche déterminée.

Selon la nature de la commande ou de la demande, les données nécessaires peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

• Services chargés du traitement et de la sécurisation des paiements.

• Transporteurs chargés de la livraison et du suivi des colis.

• Services d’hébergement, de maintenance et de sécurité technique.

• Services chargés de l’assistance à la clientèle.

• Services comptables nécessaires au suivi des transactions.

• Services chargés de détecter les paiements ou commandes frauduleux.

Chaque destinataire reçoit uniquement les informations nécessaires à la mission qui lui est confiée.

Les données peuvent également être communiquées lorsqu’une demande valable est présentée par une autorité compétente ou lorsque cette communication est nécessaire pour protéger les droits, la sécurité ou les biens des personnes concernées.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

7. Conservation des données

Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été recueillies.

Les durées sont notamment déterminées en fonction :

• Du temps nécessaire pour traiter et livrer une commande.

• Du délai requis pour traiter un retour, un échange, un remboursement ou une réclamation.

• De la durée nécessaire au suivi du compte client.

• Des périodes de conservation applicables aux factures, paiements et documents comptables.

• Du délai nécessaire pour prévenir la fraude et assurer la sécurité du site.

• Du temps pendant lequel une demande ou un désaccord peut être examiné.

• Du maintien ou du retrait de votre inscription à la lettre d’information.

• De la durée nécessaire pour conserver la preuve d’un choix relatif aux Cookies.

Les données de commande utilisées pour la gestion active de la relation avec le client sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution et au suivi de la commande.

Les documents comptables et les pièces de facturation sont conservés pendant la durée nécessaire à leur utilisation et à leur archivage obligatoire.

Les données utilisées pour la lettre d’information sont conservées jusqu’à votre désinscription ou au retrait de votre consentement. Une information minimale peut ensuite être conservée afin de respecter votre demande de ne plus recevoir ces communications.

Les choix relatifs aux Cookies sont conservés pendant une durée adaptée afin d’éviter de vous demander de répéter votre décision à chaque page consultée.

À l’expiration de la durée applicable, les données sont supprimées, rendues anonymes ou placées dans un espace à accès limité lorsqu’une conservation supplémentaire demeure nécessaire.

8. Sécurité et confidentialité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre :

• L’accès par une personne non autorisée.

• La perte ou la destruction accidentelle.

• La modification injustifiée.

• La divulgation non autorisée.

• L’utilisation incompatible avec la finalité annoncée.

• Les tentatives de fraude ou d’accès anormal.

L’accès aux données est limité selon les responsabilités de chaque personne autorisée. Les moyens d’accès doivent être protégés et les opérations sensibles peuvent faire l’objet de vérifications.

Aucune transmission ni aucun système de conservation ne peut garantir une sécurité absolue. Lorsqu’un événement susceptible d’affecter les données est constaté, nous prenons les mesures nécessaires pour en limiter les conséquences et rétablir la sécurité.

9. Vos droits

Vous pouvez exercer les droits applicables à votre situation.

• Droit d’accès : demander si nous traitons vos données et recevoir une copie des informations concernées.

• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou la mise à jour d’informations incomplètes.

• Droit à l’effacement : demander la suppression de données qui ne sont plus nécessaires ou dont le traitement ne repose plus sur une base valable.

• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire de certaines utilisations pendant l’examen d’une contestation.

• Droit d’opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime pour des raisons liées à votre situation.

• Droit à la portabilité : recevoir certaines données que vous avez fournies dans un format structuré et lisible, lorsque ce droit est applicable.

• Droit de retirer votre consentement : retirer à tout moment une autorisation accordée pour les Cookies non indispensables, la lettre d’information ou les communications facultatives.

• Droit de définir la portée de votre demande : préciser les données, la commande ou l’opération concernée afin de faciliter son traitement.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause les opérations valablement réalisées avant ce retrait.

L’effacement peut être limité lorsqu’une conservation demeure nécessaire pour traiter une commande, effectuer un remboursement, respecter une obligation comptable, constater une transaction ou défendre un droit.

Vous pouvez également présenter une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés si vous estimez que le traitement de votre demande n’est pas satisfaisant.

10. Exercice des droits et délai de réponse

Pour exercer un droit, vous devez nous transmettre une demande claire comprenant, lorsque ces informations sont utiles :

• Votre nom.

• L’adresse électronique associée à la commande ou à la demande.

• Le numéro de commande concerné.

• Le droit que vous souhaitez exercer.

• Les données ou opérations visées par votre demande.

Pour protéger les données contre un accès non autorisé, nous pouvons demander des informations permettant de vérifier raisonnablement votre identité. Seuls les éléments nécessaires à cette vérification sont demandés.

Nous traitons les demandes recevables sans retard injustifié et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de leur réception.

Lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum. Dans ce cas, nous vous informons de la prolongation et de ses motifs pendant le premier mois suivant la réception de votre demande.

Lorsqu’une demande est imprécise, nous pouvons demander les informations complémentaires nécessaires à son traitement.

Les demandes sont traitées sans frais. Des frais raisonnables peuvent toutefois être demandés ou la demande peut être refusée lorsqu’elle est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif. Toute décision de cette nature est expliquée au demandeur.

11. Politique de confidentialité et mise à jour des informations

Notre Politique de confidentialité présente des informations complémentaires sur les données recueillies lors de l’utilisation du site, des commandes et des demandes adressées au service client.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de protection des données (RGPD) lorsque nos méthodes de traitement, nos services ou les exigences applicables évoluent.

La version publiée sur le site est celle qui s’applique à compter de sa date de mise à jour. Lorsqu’une modification affecte de manière importante l’utilisation de vos données ou l’exercice de vos droits, une information adaptée est mise à disposition sur le site.

12. Contactez-nous

Pour toute question relative à la présente Politique de protection des données (RGPD), au traitement de vos données ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes :

Adresse de contact: 4-13-12 KOISHIKAWA, ARRONDISSEMENT DE BUNKYŌ, TOKYO, 112-0002, JAPON

Téléphone du service client: +81 (802) 339 15 21

E-mail du service client: productinfo@tatavaspace.com

Horaires du service en ligne: Du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 18:00 (heure d’Europe centrale, CET)